Thông quan hiếm khi là vấn đề khi nhập khẩu từ Việt Nam — giấy tờ thiếu hoặc không nhất quán mới là vấn đề. Danh sách này liệt kê các chứng từ nhà cung cấp Việt Nam cung cấp cho một đơn hàng thông thường, mục đích của từng loại và nơi chúng được tải lên trên CANG.
Chứng từ thương mại cốt lõi
Hoá đơn thương mại — do nhà xuất khẩu phát hành với thông tin người mua và người bán, Incoterm, đồng tiền, đơn giá, tổng, mã HS và số đơn hàng hoặc hợp đồng. Trị giá hải quan dựa trên đó. Trên CANG, hoá đơn chiếu lệ được phát hành khi đơn hàng được xác nhận và hoá đơn thương mại khi hàng xuất; cả hai xuất hiện trong mục chứng từ của đơn.
Phiếu đóng gói — chi tiết từng thùng với số lượng, trọng lượng tịnh và cả bì, kích thước và ký mã hiệu. Phải khớp với hoá đơn và hàng thực tế; tổ chức kiểm định kiểm tra trong lúc kiểm định trước khi xuất.
Vận đơn đường biển (B/L) hoặc vận đơn hàng không (AWB) — chứng từ vận tải do hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận phát hành. Với đường biển, cần B/L gốc hoặc điện giao hàng để nhận container; với điều khoản "70% khi có bản sao B/L", phần thanh toán còn lại được giải ngân khi bản sao được tải lên đơn hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) — chứng minh xuất xứ Việt Nam và mở khoá thuế ưu đãi:
- EUR.1 hoặc tự chứng nhận xuất xứ trên hoá đơn (lô hàng dưới 6.000 €) cho EU theo EVFTA;
- EUR.1 (UK) cho Anh theo UKVFTA;
- Mẫu CPTPP tự chứng nhận cho Canada, Nhật Bản, Úc, Mexico và các thành viên CPTPP khác;
- Mẫu RCEP cho Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, ASEAN, Úc và New Zealand;
- Mẫu AJ (Việt Nam – Nhật Bản) và Mẫu AK (ASEAN – Hàn Quốc) vẫn dùng cho các thị trường này;
- Mẫu B (không ưu đãi) cho các điểm đến khác.
C/O do Bộ Công Thương hoặc VCCI cấp; nhà cung cấp nộp hồ sơ sau khi hàng xuất và thường có trong 2–3 ngày làm việc. Hãy yêu cầu C/O trong RFQ để nhà máy chuẩn bị.
Chứng từ theo sản phẩm
Tuỳ sản phẩm và điểm đến, hải quan hoặc nhà nhập khẩu đứng tên có thể yêu cầu thêm:
- Giấy kiểm dịch thực vật (cà phê, gạo, điều, nông sản tươi) và giấy hun trùng cho bao bì gỗ hoặc sản phẩm gỗ;
- Giấy chứng nhận y tế do NAFIQPM cấp cho thuỷ sản và thực phẩm, cùng giấy chứng nhận khai thác cho cá đánh bắt tự nhiên;
- Báo cáo thử nghiệm và tuyên bố phù hợp — CE (EU), UKCA (Anh), FCC (Mỹ), PSE (Nhật) cho hàng điện – điện tử; EN 71 cho đồ chơi; tuyên bố REACH cho hoá chất và vải tráng phủ;
- Phiếu an toàn hoá chất (SDS) cho hoá chất, pin (kèm tóm tắt thử nghiệm UN38.3) và sơn phủ;
- Chứng từ chuỗi hành trình FSC cho sản phẩm gỗ và giấy, và dữ liệu thẩm định EUDR cho EU từ 2026;
- Tờ khai Lacey Act (Mỹ) cho sản phẩm gỗ.
Bảo hiểm và kiểm định
Giấy chứng nhận bảo hiểm bảo vệ hàng trong vận chuyển; với CIF do người bán mua với 110% trị giá hoá đơn. Báo cáo kiểm định trước khi xuất từ tổ chức đối tác không phải chứng từ hải quan, nhưng nhiều người mua yêu cầu trước khi giải ngân phần còn lại.
Luồng chứng từ trên CANG
- Đơn hàng được xác nhận → phát hành hoá đơn chiếu lệ.
- Hàng sẵn sàng → tải báo cáo kiểm định (nếu đặt).
- Hàng đã xuất → tải hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói và bản sao B/L; giải ngân theo điều khoản thanh toán.
- Sau khi tàu chạy → tải giấy chứng nhận xuất xứ và chứng nhận sản phẩm.
- Giao hàng → người mua xác nhận nhận hàng; chứng từ vẫn sẵn sàng để kiểm toán.
Mọi chứng từ chỉ chia sẻ với đối tác giao dịch, lưu cùng đơn hàng và tải xuống được bởi người dùng được uỷ quyền của cả hai công ty.